manajemen (asas-asas manajemen)

1.1. Arti Manajemen

A. Istilah
manajemen – to manage – control – mengendalikan, menangani, atau mengelola (Indonesia), mengurus (Malaysia).  Manajemen (management) – kata benda, arti:

Pengelolaan, pengendalian, penanganan (managing),

Perlakuan secara terampil (skillfull treatment),
Gabungan A dan B adalah berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga, atau sesuatu bentuk kerjasama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.  Dus manajemen sebagai ilmu dan seni.

Management (Inggris) dari akar kata “manus” (tangan), berkaitan dengan managerie=berternak=sekumpulan binatang liar yang dikendalikan di dalam pagar=manage (Latin)=mansionaticum=pengelolaan rumah besar.

B. Konsef

Mendapatkan sesuatu melalui kerja orang lain (Management is getting things done through other people) – harus punya rasa tanggung jawab,

Pembuatan keputusan (Management is decision making).

Mempelajari bagaimana menciptakan effectiveness (doing the right thing/yang benar=strategi) secara efficient (doing the things right/dengan benar=taktik).

1.2. Kedudukan Manajemen Dalam Ilmu

5) Komunikasi

4) Pemimpin (Kepemimpinan)

3) Organisasi

1) Administrasi                             2) Manajemen

Cara baca: manajemen inti dari administrasi, organisasi inti dari manajemen, pemimpin/kepemimpinan inti dari organisasi, komunikasi inti dari pemimpin/kepemimpinan  (Prof. Dr. Sondang P. Siagian, dan Dr. Kartini Kartono).

Dalam  Filosofis budaya melayu (Perahu Sampan Kolek=PSK?), Perahu (P), Lancang Kuning (LK), Bulang Linggi (BL), Perahu Naga (PN)
(dikembangkan atas dasar pemikiran teori x dan  y Amerika, teori z Jepang, teori w Korea, temuan Dr. Kelly).

1) Administrasi (keseluruhan proses kerjasama dua orang manusia atau lebih atas dasar rasionalitas untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya) perumpamaan lautan nan luas; diperlukan 2) Manajemen (ilmu dan seni untuk memperoleh sesuatu hasil melalui kerja orang) ketika hendak berlayar menggunakan PSK; PSK= 3) Organisasi (sistem kegiatan kerjasama) bentuk dalam arti wadah adalah perahu, dalam arti  proses interaksi yang serasi antara peran pemukul beduk dan peran tekong dalam diri seorang 4) Pemimpin yang disebut Kepemimpinan (kontribusi 20%) dengan pendayung=SDM/pegawai/masyarakat (kontribusi 80%); Pemimpin (di depan sebagai pemukul beduk memberi motivasi, semangat/contoh/keteladanan melalui bunyi indah yang dihasilkan pemukul peduk= 5) komunikasi (verbal dan non verbal); dibelakang sebagai tekong/pengemudi/pelurus jalan menuju dermaga tujuan.
Bila pemukul beduk tidak pandai meningkah, bunyi beduk tidak indah, pendayung akhirnya bertingkah (4 sikap pengikut: 1. Ritualitas, 2. Inovator (kreatif), 3. Rebel/pemberontak, dan 4. apatis), atau (ajaran Taoisme: bila pemimpin kreatif pengikut cerdas/pintar, bila pemimpin banyak keinginan, pengikut bertingkah, bila pemimpin kaku, pengikut tidak betah, bila pemimpin banyak nuntut, timbul permusuhan/perselisihan di kalangan pengikut); perahu tidak terarah, walaupun  berpindah/bergerak, karena tekong lemah, akhirnya haluan (objective) boleh berubah.  Kapal akan sampai ke dermaga tujuan membawa pemukul beduk dan tekong (leader) bersama-sama pendayung (follower).

1.3. Teori Manajemen

A. Scientific Management (teori insentif, 1903)

Tokoh: Taylor, Fayol, Gulick, Urwick; focus pada produktivitas dan memudahkan pekerjaan; perlu dikembangkan metode kerja dan standard kerja; muncul time and motion studi (studi gerak dan waktu dalam melaksanakan pekerjaan) prinsif-prinsif kerja; setiap orang dalam organisasi (tinggi atau rendah), harus diberi perlengkapan kerja (yang standard) dan insentif yang tinggi  agar hasil kerja berkualitas.

B. Teori hubungan manusia (human relation, tahun 1930)

Tokoh: Follet, Mayo, Reothlisberger; sanggahan teori finansial – untuk meningkatkan produktivitas kerja, hubungan yang dinamis dan harmonis.

C. Behavior science (teori perilaku, 1950)

Tokoh: Chester I Barnard dan Herbert Simon; gabungan dari teori insentif dan teori hubungan manusia (psikologi, sosiologi, ilmu politik dan ekonomi); focus pada prilaku kerja yang kooperatif dalam organisasi formal (works behavior in formal organizational); “produktivitas kerja individu akan membawa produktivitas kerja organisasi dan akan tergantung pada prilaku orang-orang dalam organisasi” – “prilaku orang akan tergantung pada kebutuhannya; untuk meningkatkan produktivitas organisasi, tingkatkan produktivitas individu, berikan insentif sesuai dengan tingkat kebutuhannya.

1.4.  Perkembangan Generasi Manajemen

1.   Generasi I (Jungle Management)

Pekerjaan lebih banyak dikerjakan sendiri; tidak ada catatan tertulis tentang apa yang telah, sedang, dan akan dikerjakan – dicatat dalam ingatan orang-orang yang menjalankan manajemen; pekerjaan dijalankan secara naluriah – mengalir bersama-sama orang yang saling bekerjasama; prinsif doing thing by ourself.

2.   Generasi II (Management by direction)

Manajemen sudah mulai kokoh sebagai sebuah ilmu; pelopornya adalah Frederick Winslow Taylor (1856-1915) – bapak manajemen ilmiah; cirinya penggunaan wewenang untuk mengarahkan anggota organisasi mencapai tujuan – sering disertai penggunaan paksaan; anggota organisasi kurang memiliki kebebasan untuk berkreasi; belum memperhitungkan kepuasaan pelanggan maupun kepuasan anggota organisasi; mulai berkembang teori-teori kepemimpinan; dinamakan management by direction; prinsip doing thing through by the other people.

3.  Generasi III (Management by Targetting/Management by Objective)

Anggota organisasi diberi kebebasan agar memiliki daya inovasi dan kreativitas – kebebasan diimbangi dengan pemenuhan target-target pekerjaan yang ditetapkan secara kuantitatif untuk mencapai tujuan organisasi – dalam kenyataan target pekerjaan terlampau berat akhirnya membelenggu anggota organisasi kemudian menimbulkan stress; pelopor Peter F. Drucker; mengutamakan nilai produktivitas.

4.  Generasi IV (Value Creative Management)

Tokoh: Brian L. Joiner, ; Ciri utama memadukan antara kualitas, pendekatan ilmiah serta kerja tim dalam suatu segitiga yang dimanakan “joiner triangle”; focus pada kualitas produk yang dihasilkan dalam rangka memberikan kepuasan pada pelanggan (customer satisfaction) disertai kepuasan dari para anggota organisasi – kualitas yang dimaksudkan adalah sebagaimana yang didefenisikan oleh para pelanggan; pencapai kualitas dilakukan melalui berbagai pendekatan ilmiah yang berbasis pada penelitian; pendekatan ilmiah merupakan suatu proses pelajar mengajar mengelola organisasi sebagai suatu sistem; pengembangan proses berpikir serta mengambil keputusan berdasarkan data; berangkat dari rasa percaya pada setiap orang dengan meperlakukan manusia berdasarkan harga dirinya, kepercayaan dan rasa hormat serta bekerja atas dasar pendekatan menang-menang (win-win approach); termasuk manajemen kualitas total (total quality management atau TQM).

5. Generasi V  (Knowledge and Human Networking Management)

Tokoh Charles M. Savage bukunya Fith Generation Management – integrating enterprises through human networking, 1990; mengutamakan kualitas melalui kepuasan individu (pelanggan maupun anggota organisasi); ciri utamanya adalah bagaimana mengintegrasikan perusahaan melalui jaringan manusia; unsur manusia di dalam organisasi dihargai sangat tinggi sebagai individu yang memiliki keahlian-keahlian tertentu; individu anggota organisasi bukan hanya sekedar alat produksi.

No.    Unsur    Generasi I    Generasi II    Generasi III    Generasi IV    Generasi V
01.    Sebutan    Jungle Management    Management by direction    Management by targeting (management by objectives)    Value Creative Management    Knowledge and Human Networking Management
02.    Ciri Utama    Doing things by ourself    Doing thing through by the other people    Mengutamakan target kuantitatif    Mengutamakan target kualitatif, kepuasan pelanggan dan pekerja    Mengutamakan keunggulan perorangan dalam bekerjasama jaringan.
03.    Sumber kekuatan    Diri sendiri    pemimpin    Pemimpin dan tim kerja    Nilai-nilai yang disepakati bersama    Jaringan antara profesional
04.    Tipe organisasi    Tidak ada organisasi    Feodal hierarkis    Struktural dan fungsional    Struktural dan fungsional    Jaringan
05.    Tokoh pelopor (antara lain)    Semua orang yang bekerja bersama    Frederick W. Taylor, G. R. Terry    Peter F. Drucker    Brian L. Joiner    Charles M. Savage
06.    Tahun Perkembangan    –    1800-1980    1970-1990    1990-sekarang    1990-sekarang

1.5. Fungsi Manajemen

A. Fungsi-fungsi organik

Mutlak dijalankan oleh manajemen, bila tidak/tidak mampu, lambat/cepat organisasi mati.

B. Fungsi-fungsi Pelengkap

Tidak mutlak, sebaiknya dilaksanakan, karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu dengan baik, akan meningkatkan efisiensi, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif (contoh: fungsi komunikasi, tata ruang kantor dll).

FUNGSI-FUNGSI ORGANIK

Henri Fayol

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Commanding (pemberian komando)
Controlling (pengawasan)

Luther M. Gullick

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Staffing (pengadaan pegawai)
Directing (pemberian bimbingan)
Coordinating (pengkoordinasian)
Reporting (pelaporan)
Budgeting (penganggaran)

John D. Millet

Directing (pemberian bimbingan)
Facillitating (mempasilitasi)

Harold Koonts & Cyrill O’donnel

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Staffing (pengadaan pegawai)
Directing (pemberian bimbingan)
Controlling (pengawasan)

George R. Terry

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Actuating (penggerakan)
Controlling (pengawasan)

John F. Mee

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Motivating (pemberian motivasi)
Controlling (pengawasan)

Sondang P. Siagian

Perencanaan (planning)
Pengorganisasian (organizing)
Pemberian motivasi (motivating)
Pengawasan (controlling)
Penilaian (evaluating)

Louis A. Allen

Leading (kepemimpinan)
Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Controlling (pengawasan)

Prajudi Atmosudirdjo

Planning (perencanaan)
Organizing (pengorganisasian)
Directing/Actuating (penggerakan)
Controlling (pengawasan)

John Robert Beishline

Perencanaan
Organisasi
Komando
Kontrol

William H. Newman

Planning
Organizing
Assembling
Resources
Directing
Controlling

William Spriegel

Planning
Organizing
Controlling

Lyndak F. Urwick

Forecasting
Planning
Organizing
Commanding
Coordinating
Controlling

Winardi

Planning
Organizing
Coordinating
Actuating
Leading
Communication
Controlling
The Liang Gie

Planning
Decision making
Directing
Coordinating
Controlling
Improving

Seluruh ahli sependapat

Perencanaan
Pengorganisasian
Pengawasan

1.6.  Prinsif-Prinsif Manajemen

Devision of work (pembagian pekerjaan)
Spesialisasi di segala bidang untuk mencapai efisiensi dan efektivitas penggunaan pegawai.

Authority and responsibility (kewenangan dan tanggung jawab)
Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

Dicipline (disiplin)
Suasana tertib dan teratur, tunduk, patuh dan taat pada norma, peraturan, dan ketentuan dengan ikhlas dan sedang hati tanpa paksaan

Unity of command (kesatuann perintah)
Perintah, laporan dan pertanggungjawaban      kepada seorang pimpinan.

Unity of direction (kesatuan arah)
Seorang kepala dan satu rencana

Subordination of individual interst to general interst (kepentingan umum di atas kepentingan individu)
Kepentingan umum ditempatkan di atas segala kepentingan.

Remuneration of personnel (gaji/upah/penghasilan)
Sistem dan metode harus adil dan memberikan kepuasan maksimal.

Centralization (sentralisasi)
Disentralisasikan atau didesentralisasikan kepada unit-unit tergantung situasi dan kondisi – yang memberikan hasil yang lebih baik.

Scalar chain (jenjang hirarki)
Tingkatan wewenang dan tanggung jawab (tertinggi – terendah) tidak boleh menyimpang (dapat dipersingkat)

10.   Order (ketertiban)
Material dan sosial (tempat tepat bagi sesuatu  dan seseorang)

Equity (keadilan)
Sikap pemimpin yang baik, ramah dan adil, simpati, kesetiaan dan ketaatan bawahan.

Stability of turn over of personnel (stabilitas jabatan pegawai)
Kepastian, kestabilan dalam bekerja

Initiative (prakarsa)
Kesempatan berprakarsa – indikasi adanya kepuasan

Spirit de corps  (Kesetiakawanan)
Team work dan komunikasi yang baik.

1.7.   Unsur-Unsur Manajemen

Man (manusia)
Sangat menentukan; manusia membuat tujuan; melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan; tanpa manusia tidak akan ada proses kerja; titik pusat (central point) manajemen.

Money (uang)
Uang (penting) sebagai alat tukar dan alat ukur nilai sesuatu usaha (besar kecilnya perusahaan diukur dari jumlah perputaran uang).

Mechines (alat-alat)
Peranan mesin sebagai alat bantu kerja, memudahkan melaksanakan pekerjaan, memberikan keuntungan terhadap tenaga kerja, penggunaannya sangat tergantung kepada manusia, mempermudah tercapainya tujuan hidup manusia.

Methods (metode, cara-cara kerja)
Tercapai atau tidaknya tujuan sangat tergantung kepada cara melaksanakannya, dengan cara kerja yang baik akan memperlancar dan mempermudah jalannya pekerjaan.

Materials (bahan-bahan, perlengkapan)
Manajemen ada karena adanya kegiatan manusia secara bersama-sama untuk mengurus material.

Market (pasar)
Fungsi pasar (penting) untuk memasarkan barang-barang hasil produksi sesuatu kegiatan usaha, pasar penting dikuasai, demi kelangsungan proses kegiatan badan usaha atau industri.

1.8.   Kelompok Manajemen

Tingkatan (hierarchie)
a.    Top management,
b.    Middle management
c.    Lower management

Ruang lingkup
d.    General/macro management
e.    Spesial/micro management

Filosofi
f.    Patrimonial management (hubungan keluarga)
g.    Political management (hubungan politik)
h.    Professional management (keahlian)

Macam Materi
Personnal management
Production management
Industrial management
Financial management
Office management
Transportation management
Marketing management
Accounting management
Education management
Sales management

Sistem/penerapan
1.    Scientific management,
2.    Tradisional/konfensional/untung-untungan,
3.    Manajemen bapak,
4.    Manajemen sistematis,
5.    Manajemen demokratis,
6.    Manajemen terbuka,
7.    Manajemen tertutup,
8.    Manajemen dictator/otokrasi,
9.    Manajemen liberal

PERENCANAAN (PLANNING)

2.1.  Arti Perencanaan

Bermacam-macam pengertian yang diberikan oleh penulis mengenai perencanaan, antara lain:

W. H. Newman
Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan)

Louis A. Allen
Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

H. Koontz dan O’Donnel
Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.  Dikenal:

Administrative planning (seluruh unit)
Managerial planning (departemental dan operasional)

George R. Terry
Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Kesimpulan:
Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

2.2.   Unsur-Unsur Perencanaan

1.    Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

2.    Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

3.    Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;  pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);

4.    Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan  tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya;  bukan yang telah lalu).

2.3.   Sifat Perencanaan

Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian  yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak);

Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan),

Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan),

Kontiniu/berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya),

Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).

2.4.   Fungsi Perencanaan

Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen);

Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang);

Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen);

Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien);

Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud);

Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba);

Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).

2.5.   Prinsif/Asas Perencanaan

Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen);

Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen);

Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level);

Alternative (adanya alternatif/pilihan – bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb);

Efficiency (nilai efisiensi – penghematan dan kerapian);

Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele);
Pleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki – disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah);

Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan);

2.6.   Macam Perencanaan

1.  Penggunaan
i.    single use plans (sekali pakai)
j.    repeats plan/standing plan (berulang/tetap).
2.  Proses
policy planning
program planning
operasional planning
3.  Jangka Waktu
long range planning (5 – 25 th),
intermediate planning (1 – 5 th),
short range planning (≼ 1 th)
Wilayah/tempat Pelaksanaan
Rural planning
city planning
regional planning
national planning
Materi/objek
personnel planning,
financial planning,
industrial planning,
educational planning,
sosio economic planning,
Segi umum dan khusus
general plans (rencana umum)
special plans (rencana khusus)
over all planning (perencanaan pola kerja umum)
network planning (perencanaan jaringan kerja)

2.7.  Sumber Perencanaan

Kebijakan pucuk pimpinan;
Hasil pengawasan;
Kebutuhan masa depan;
Penemuan-penemuan baru;
Prakarsa dari dalam;
Prakarsa dari luar.

2.8.  Pembuat Perencanaan

Perorangan (tenaga staf);
Unit staff (bagian perencanaan);
Panitia (badan perencanaan);
Kontraktkor (konsultan).

2.9.  Tindakan/langkah-langkah Pokok Perencanaan

Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;

Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan;

Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi  yang sudah terkumpul;

Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;

Menetapkan planning alternatif;

Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);
Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;

Mengadakan evaluasi (penilaian).

2.10.   Perencanaan Yang Baik

A.    Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sbb:

Mempermudah tercapainya tujuan,
Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
Disertai perincian yang teliti,
Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
Bersifat sederhana,
Luwes,
Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
Bersifat praktis/pragmatis,
Merupakan forcasting.

B.    Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb:

What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)
When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut  perlu dilakukan)
How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)
Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)
Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)
Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

C.    Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).
Mengumpulkan data (collect data),
Menganalisa data-data (analisis of the data),
Menentukan beberapa alternatif (determination of  several alternatives),
Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives),
Pelaksanaan (execution)
Penilaian hasil (evaluation of results)

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

1.1.    Arti Organisasi

Etimologi

To organize – to organ – organon (Anglo sexon Greak/Yunani); organum (latin) = alat, bagian, anggota/badan; to organize = menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan sehingga dapat dipergunakan untuk melakukan pekerjaan dalam mencapai tujuan.

Organizing dari kata organism artinya menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sehingga mampunyuai hubungan saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya (organisasi = hasil dari pengorganisasian; pengorganisasian = penyusunan tugas kerja dan tanggung jawab; mengorganisasi = menghimpun beberapa orang untuk bersama-sama melakukan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester I. Barnard
Organisasi adalah suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Suatu sistem kegiatan kerjasama yang dikoordinasikan dengan sadar.

George. R. Terry
Organisasi adalah mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja dan menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing-masing individu yang bertanggung jawab untuk setiap komponen kerja dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat dan sesuai.

William H. Newman
Mengorganisasi adalah menggolong-golongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administrasi dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan pegawai-pegawai dalam kesatuan-kesatuan kerja.

Staf dosen balai pembinaan administrasi UGM
Organisasi adalah suatu sistem usaha kerja sama dari pada sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

Prof. Dr. Sondang Siagian
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara:  seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok orang lain yang disebut bawahan.

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

1.2.    Hakekat Organisasi

Sebagai alat manajemen, organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandang, yaitu:

1.    Organisasi sebagai wadah (relatif statis),
Tempat dimana kegiatan-kegiatan manajemen dilaksanakan.

2.    Organisasi sebagai proses (dinamis).
Interaction antara orang-orang di dalam organisasi (formal dan informal).

Unsur Organisasi

Kelompok orang,
Kerjasama,
Tujuan bersama

Fungsi Organisasi

Mengatur kerja dan kerjasama yang sebaik-baiknya,
Mencegah keterlambatan dan kesulitan kerja,
Mencegah kesimpangsiruran kerja,
Menentukan pedoman-pedoman kerja.

3.3.  Prinsif Organisasi

Ada dua belas prinsif organisasi, sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan (the objective) dengan jelas, dimengerti, dipahami, diterima, dijiwai setiap orang dalam melaksanakan tugas (agar terjadi penghematan tenaga, material, biaya dan waktu).  Peran tujuan:

a.    pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa,
b.    Landasan bagi organisasi yang bersangkutan,
c.    menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan,
d.    menentukan program, prosedur, KISS ME (Koordinasi, Integrasi, Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisasi).
2.  Kesatuan arah (unity of    direction),

3.  Kesatuan perintah (Unity of  commend)

4.  Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang atau pelimpahan wewenang (delegation of authority).  Ada tiga jenis:

a.    pelimpahan wewenang ke bawah (dari pejabat yang lebih tinggi ke pejabat yang lebih rendah),
b.    pelimpahan wewenang horizontal (penyerahan kekuasaan antara pejabat yang sederajat),
c.    pelimpahan wewenang ke atas (penyerahan dari pejabat bawahan kepada pejabat atasannya).

Pembagian tugas (distribution of work), pembagian kerja (homogenetise assignment), departementasi (devisionisasi).  Dasar pembagian kerja:

a.    wilayah/territorial (propinsi, kabupaten, kecamatan, kodam, kodim dsb),
b.    jenis produksi (mobil sedan, truk, jip, dsb),
c.    langganan yang dilayani (penyakit dalam, kulit, paru-paru, mata, THT, perusahaan pemerintah, swasta, perorangan, dsb).
d.    fungsi/rangkaian kerja (bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, perundangan, tenun pemintalan, perajutan, pencelupan, dll),
e.    Waktu (kelompok pagi, siang, dan malam),
f.    Jasa yang diberikan (asuransi jiwa, kebakaran, dll),
g.    Alat perlengkapan yang digunakan (STM mesin, listrik, sipil, perkapalan).

Pedoman pembagian kerja, sbb:

jumlah unit organisasi (semaksimal mungkin sesuai kebutuhan),
organisasi mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain,
pembentukan unit baru hanya dilakukan bila unit yang ada tidak tepat lagi menampung kegiatan yang sangat berbeda,
secara garis besar dalam suatu organisasi dibedakan sesuai dengan aktivitas yang dilakukannya.  Ada 6 (enam) macam sifat organisasi:

a.       unit penetapan kebijakan (melakukan aktivitas penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh organisasi),
b.    unit pimpinan (melakukan aktivitas penerapan kebijakan umum bagi berbagai kegiatan organisasi),
c.       unit operasi (melakukan aktivitas pokok organisasi),
d.    unit penunjang/service unit (melakukan aktivitas yang membantu memperlancar unit operasi dalam melakukan kegiatannya),
e.       unit pengawas (melakukan aktivitas pemeriksaan dan pengawasan kegiatan unit-nit operasi),
f.    unit konsultasi (melakukan aktivitas memberikan bantuan keahlian kepada pimpinan).

6.   Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin,

7.   Pola dasar organisasi harus relatif permanan,
Adanya jaminan jabatan (security of tenure),
Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan,
Penampatan orang yang sesuai dengan keahliannya (the right man in the right place on the right time),
Batas kemampuan pengawasan (spand of control), atau jenjang bertangga (hierarchie).  Tergantung beberapa faktor:

a.    Subjektif (kecakapan dan keahlian, pengalaman, kesehatan, umur, bakat, kepemimpinan seseorang, kepribadian, kedudukan sosial, dan lain-lain),
b.    Objektif (factor di luar diri seseorang, faktor lingkungan: jenis pekerjaan, waktu untuk menyelesaikan pekerjaan, kestabilan organisasi, jarak antara pengawas dan bawahan, banyak sedikitnya pekerjaan pada bawahan atau atasan).

12.    Koordinasi

Arti Koordinasi

Coordinate = menyusun, mengatur, selaras, sejalan, serasi (coordinatie = menyelaraskan, mensejalankan, menyerasikan).

Defenisi (batasan) Koordinasi

Koordinasi adalah sinkronisasi usaha-usaha secara teratur yang ditujukan untuk memberi petunjuk waktu (timing), dan arah pelaksanaan suatu kegiatan kerja, agar dengan demikian dapat dicapai tindakan-tindakan harmonis serta yang disatukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

Pengertian Koordinasi

Koordinasi bersangkut paut dengan usaha mempersatukan tindakan-tindakan orang-orang secara harmonis.

Unsur-unsur Koordinasi

a.    kualitas dan kuantitas,
b.    waktu,
c.    penentuan (determinasi) arah

dalam tindakan-tindakan kerja

Pentingnya Koordinasi

Dengan adanya pembagian kerja dalam organisasi (homogenous assigment), maka ada kemungkinan pejabat, pekerja, orang ataupun unit kerja tertentu hanya mementingkan diri atau unit kerjanya saja kurang memperhatikan keberhasilan keseluruhan.

Macam Koordinasi

Vertikal (antara bawahan, unit kerja dengan pihak atasan secara hierarchies atau sebaliknya),
Horizontal (koordinasi fungsional, fungsi dalam sesuatu organisasi kegiatan kerja).

Ciri-Ciri Koordinasi

Dinamis (selalu terdapat perubahan),
Memperkuat tindakan-tindakan tertentu,
Menciptakan kekuatan-kekuatan baru,
Menghilangkan issue (desas-desus),
Memperkecil perbedaan pandangan,
Mencapai kompromi-kompromi.

Ruang Lingkup Koordinasi

Di dalam perseorangan,
Antara perseorangan dengan kelompok,
Antara kelompok di dalam suatu organisasi,
Koordinasi antara organisasi dengan kejadian dunia luar.

Hambatan Koordinasi

Adanya kekuatan yang cenderung memisahkan tindakan mempersatukan,
Orang berusaha agar pekerjaannya terlaksana dengan baik dalam kesatuannya sendiri-sendiri,
Adanya vested interest di dalam kesatuan atau perseorangan.

Usaha Koordinasi

Anggota dapat menerima tujuan yang telah ditetapkan,
Adanya komunikasi antara pemimpin dan anggota/bawahan,
Adanya kesempatan anggota/bawahan untuk mengemukakan ide, saran, usul dan pendapat,
Adanya hak suara kepada anggota sebelum proses berlangsung.

Prinsif Koordinasi

Efisiensi,
Kesatuan arah dan tujuan,
Strategi kerja,
Kesatuan segenap tindakan manajemen dan pelaksana.

Perlunya Koordinasi

Mencegah kesimpangsiuran dalam kegiatan kerja,
Menyadarkan bahwa masing-masing adalah bagian dari keseluruhan,
Mencegah timbulnya tumpukan tugas pada seseorang,
Menghindari kekosongan jabatan,
Menghindari pertentangan-pertentangan.

Alat Koordinasi

Pertemuan resmi/formal (rapat dinas, edaran berantai, membentuk panitia koordinasi, mengangkat pejabat penghubung, melalui alat penghubung: seperti telepon, radio, telegram dll),
Pertemuan tidak resmi/informal (memenuhi undangan, kunjungan rumah, mengucapkan selamat, melawat, dsb).

Koordinasi dan Koperasi

Kooperasi (cooperation) adalah tindakan kerjasama seorang dengan orang lain, sedangkan koordinasi (coordination) adalah kerjasama di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Memelihara Koordinasi

Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).

3.4.  Bentuk Organisasi

A.   Lini/garis (line organization)
Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

Sifat/ciri-ciri

Organisasi kecil,
Jumlah pegawai sedikit,
Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi,
Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship),
Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,
Anggota organisasi saling kenal mengenal,
Tujuan sederhana,
Alat-alat sederhana,
Struktur organisasi sederhana,
Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam,
Pimpinan organisasi seorang tunggal,
Garis komando ke bawah kuat,

Kebaikan/kelebihan

Proses pengambilan keputusan cepat,
Rasa solidaritas anggota organisasi,
Dapat menjamin disiplin yang kuat/tinggi,
Asas kesatuan komando (unity of commad), tampak menonjol,
Koordinasi relatif mudah dilaksanakan,
Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan para pegawai/bawahan dapat dilaksanakan dengan mudah.
Keburukan/kelemahan

Tujuan organisasi didasarkan atas tujuan pribadi,
Kecenderungan pimpinan organisasi bertindak dictator,
Organisasi tergantung pada seseorang,
Kesempatan pengembangan spesialisasi terbatas,
Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab kepala dengan mudah melampau spand of control,
Anggota organisasi terutama bawahan tidak punya kesempatan berkembang.

B.   Organisasi staf (staff organisazition)
Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah/ke daerah-daerah)

C.  Organisasi lini/garis dan staf (line and staff organization)

Suatu bentuk organisasi dimana pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando serta memiliki garis komando dari tingkat yang paling atas hingga tingkat yang paling bawah atau dari tingkat pusat sampai ke tingkat daerah.

Staf mempunyai wewenang fungsional, memberikan bantuan/advis/petunjuk, baik berupa pemikiran, tenaga kerja, keuangan, material maupun fasilitas-fasilitas, sarana dan prasarana yang sanggup serta mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi (kepala/pimpinan mempunyai wewenang komando).
Organisasi fungsional (fuctional organization)

Suatu bentuk organisasi dimana bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu bidang keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya.

Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.

Sifat/ciri-ciri

Tidak terlalu menekankan pada hirarki structural,
Lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Kebaikan/kelebihan

1.    Spesialisasi dipergunakan maksimal,
2.    Solidaritas orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi,
3.    Moral serta disiplin orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi (tanggung jawab atas fungsinya terjamin),
4.    Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan,
5.    Bidang pekerjaan khusus diduduki oleh seorang ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaan akan tugasnya.

Keburukan/kelemahan

Orang terlalu menspesialisasikan diri, sukar mengadakan tour of duty dan tour of area (dapat menimbulkan dispersonalisasi),
Orang yang bergerak dalam satu fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya, koordinasi menyeluruh sulit dijalankan (koordinasi sulit dilaksanakan),
Keahlian memimpin kurang dapat dijamin,
Asas kesatuan komando (unity of command) sulit dilaksanakan,

D.  Organisasi tipe panitia (committee type of organization)

Adalah suatu bentuk organisasi dimana pimpinan berbentuk kolektif terdiri atas beberapa orang, segala keputusan diambil dalam suatu kourum dan menjadi tanggung jawab bersama.
sifat/ciri-ciri

1.    Pemimpin dan pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia,
2.    Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang,
3.    Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama,
4.    Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas yang harus dilakukan dalam bentuk task force.

Kebaikan/kelebihan

1.    Keputusan tepat (kolektif),
2.    Tindakan diktatoris sangat kecil,
3.    Usaha kooperatif mudah dibina,
4.    Adanya pertimbangan kelompok dengan jalan perundingan/musyawarah,
5.    Adanya informasi,
6.    Adanya konsolidasi wewenang.

Keburukan/kelemahan

Proses pengambilan keputusan berjalan lambat,
Tidak ada yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih,
Perintah datang dari beberapa orang,
Daya kreasi tidak menonjol, pelaksanaan kolektifitas,
Banyak makan waktu dan biaya,
Adanya tendensi ingkar mengingkari tanggung jawab,
Menimbulkan tirani minoritas.

Bentuk Lain Organisasi
(menurut The Liang Gie)

Jumlah orang yang memegang pimpinan,

Bentuk tunggal (dipimpin oleh satu orang);
Bentuk komisi (dipimpin oleh lebih dari satu orang);

Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, serta hubungan kerja pada kesatuan dalam organisasi,
Bentuk lurus,
Bentuk fungsional,
Bentuk lurus dan fungsional.

Bagan Organisasi
(Hendry G. Headges)
Piramide,
Horizontal,
Vertical,
Lingkaran,
Lukisan.

Masing-masing bagan (kecuali bentuk lukisan) dapat dibedakan menurut isi, sebagai berikut.

1.    Struktural,
2.    Fungsional,
3.    Jabatan,
4.    Nama

PENGGERAKAN (ACTUATING)

Arti Penggerakan

George R. Terry
Menempatkan semua anggota kelompok agar bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi.

Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo
Pengaktifan orang-orang sesuai dengan rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan.

Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, MPA
Kegiatan manajemen untuk membuat orang-orang lain suka dan dapat bekerja.

Prof. Dr. Sondang S. Siagian, MPA
Penggerakan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

Istilah Penggerakan
Terdapat beberapa terminology penggerakan dalam bahasa asing, antara lain:

actuating, yaitu penggerakan orang lain secara umum (dari belakang),

directing, yaitu penggerakan orang lain dengan memberikan petunjuk-petunjuk dan pengarahan, (pimpinan terkesan jauh dari pelaksana dan berada di samping),

commanding, yaitu menggerakkan orang lain dengan memberikan perintah atau komando, dan kadang-kadang paksaan (pemimpin terkesan berada di atas),

motivating, yaitu menggerakkan orang lain dengan memberikan instruksi, alasan, bimbingan, nasehat, dan koreksi (pemimpin terkesan berada di tengah-tengah),

staffing, yaitu menggerakkan orang lain dengan menempatkannya pada fungsi yang sesuai ataupun dengan memberikan jabatan tertentu,

leading, yaitu menggerakkan orang lain dengan memberikan contoh dan teladan yang baik.

Teori Penggerakan

Teori Kebutuhan
Kebutuhan adalah suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri.

Teori tingkat kebutuhan (hierarchi of needs)
oleh Abraham Maslow, ada 5 (lima) tingkatan, yaitu:

Kebutuhan fisiologis (85%) ,
Kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernafas, seksual.

Kebutuhan rasa aman (70%)
Kebutuhan akan perlindungan dari ancaman, bahaya, pertentangan, dan lingkungan hidup.

3. Kebutuhan untuk merasa memiliki (50%)
kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berafiliasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai.

4. Kebutuhan akan harga diri (40%)
kebutuhan untuk dihormati, dan dihargai oleh orang lain.

5.    Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri (10%)
Kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill, dan potensi kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide-ide, memberi penilaian dan kriteri terhadap sesuatu.

Teori kebutuhan manusia
oleh David Mc Clelland, ada (tiga), yaitu:

Need for achievement (kebutuhan untuk berprestasi).
Yaitu kebutuhan untuk berprestasi yang merupakan refleksi dari dorongan akan tanggung jawab untuk memecahkan masalah.

Need for affiliation (kebutuhan untuk berafiliasi),
Yaitu kebutuhan untuk berafiliasi yang merupakan dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, berada bersama  orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain.

Need for power (kebutuhan untuk berkuasa)
Yaitu kebutuhan untuk kekuasaan yang merupakan refleksi dari dorongan untuk mencapai otoritas, untuk memiliki pengaruh terhadap orang lain.

Teori ERG (Existence, Relatedness, Growth)
oleh Alderfer.

Existence needs
Kebutuhan ini berhubungan dengan fisik dari eksistensi pegawai, seperti makan, minum, pakaian, bernafas, gaji, keamanan kondisi kerja, fringe bernefits.

2. Relatedness needs
kebutuhan interpersonal, yaitu kebutuhan dalam berinteraksi dalam lingkungan kerja.

3. Growth needs
Kebutuhan untuk mengembangkan dan meningkatkan pribadi.  Hal ini berhubungan dengan kemampuan dan kecakapan pegawai.

Teori Insting oleh Charles Darwin

Teori ini muncul berdasarkan teori evolusi Charles Darwin, selanjutnya dikembangkan oleh William James, Gigmund Freud, dan Mc Dougall menjadi insting sebagai konsef yang penting dalam psikologi.

Sigmund Freud menempatkan motivasi pada insting agresif dan seksual.  Sedangkan Mc Dougall menyusun daftar insting yang berhubungan dengan semua tingkah laku, seperti rasa jijik, rasa ingin tahu, kesukaan berkelahi, rasa rendah diri, menyatakan diri, kelahiran, reproduksi, lapar, berkelompok, ketamakan, dan membangun.

Teori ini menyimpulkan bahwa motivasi seseorang sangat ditentukan oleh kebutuhan dalam dirinya (drive) dan faktor kebiasaan (habit) dan pengalaman belajar sebelumnya.

Teori Drive oleh Clark L. Hull
Teori ini menyimpulkan bahwa motivasi seseorang sangat ditentukan oleh kebutuhan dalam dirinya (drive) dan factor kebiasaan (habit) dan pengalaman belajar sebelumnya.

Teori lapangan oleh Kurt Lewin
teori ini merupakan pendekatan kognitif untuk mempelajari perilaku dan motivasi.  Teori lapangan lebih memfokuskan pada fikiran nyata seseorang ketimbang pada insting atau habit.  Perilaku merupakan suatu fungsi dari lapangan pada momen waktu dan yang merupakan fungsi dari seseorang dengan lingkungannya.

Teori (x) dan (y)
oleh Douglas Mc Gregor

ada dua pendekatan mengenai tingkah laku dengan menggunakan asumsi-asumsi mengenai sifat manusia, yaitu:

a.    Teori (x), berasumsi:

Umumnya manusia tidak senang bekerja dan berusaha untuk menghidar jika mungkin,
pada umumnya manusia ini harus diawasi dengan ketat, dipaksa, dan diberi hukuman untuk tujuan-tujuan organisasi,
pada umumnya manusia ini tidak mempunyai ambisi, tidak menginginkan tanggung jawab, bahkan lebih sukar untuk diarahkan,
motivasi untuk seseorang menurut teori (x) hanya berlaku lower needs (kebutuhan tingkat dasar/rendah).

b.    Teori (y), dengan asumsi:

bahwa bekerja adalah kodrat manusia,
bahwa manusia itu akan mengawasi dan mengarahkan dirinya sendiri untuk mencapai tujuan organisasi karena sudah ada keterikatan terhadap organisasi,
manusia akan mengawasi dirinya sendiri dan akan berprestasi jika diberikan motivasi yang baik,
motivasi pada teori (y) tidak hanya pada lower need, tetapi juga pada higher needs.

Teknik Penggerakan

jelaskan tujuan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi,
usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut,
jelaskan filsafat yang dianut pimpinan organisasi dalam menjalankan kegiatan-kegiatan organisasi.
jelaskan kebijaksanaan-kebij\aksanaan yang ditempuh oleh pimpinan organisasi dalam usaha pencapaian tujuan,
usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi,
jelaskan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan organisasi untuk dijalankan oleh setiap orang,
tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan,
perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian,
berikan penghargaan serta pujian kepada pegawai yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurang mempu bekerja,
yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal mungkin,

Fungsi Penggerakan

Komunikasi,
Berbicara dengan bawahan, memberi penjelasan dan penerangan, memberikan isyarat, meminta keterangan, memberikan nota, mengadakan pertemuan, rapat briefing, pelajaran, wejangan dan sebagainya.

Human Relation
Memperhatikan nasib bawahan sebagai manusia dan selalu ada keseimbangan antara kepentingan pribadi pegawai, mengembangkan kegembiraan dan semangat kerja yang sebaik-baiknya dan kepentingan umum organisasi.
Leadership
Menunjukkan dan membuat bawahan merasa bahwa mereka dilindungi dan dibimbing, bahwa mereka mempunyai seorang sumber pimpinan dan penerangan dalam menghadapi kesulitan dan masalah pekerjaan maupun pribadi keluarga (inti penggerakan).

Pengembangan eksekutif
Berusaha agar setiap bawahan dapat mengambil keputusan sendiri yang tepat dalam melaksanakan pekerjaan/tugas masing-masing, agar setiap bawahan terbuka dan atas prakarsa sendiri selalu berusaha untuk menekan biaya, memperkuat disiplin, meningkatkan mutu kerja dan sebagainya.

Mengembangkan rasa tanggung jawab
Mengembangkan sikap pada bawahan untuk tidak menerima apabila tidak melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya.

Pemberian komando
Memberi perintah, instruksi, direktif, meminta laporan dan pertanggungjawaban, memberi teguran dan pujian.

Mengadakan pengamatan
Atas pekerjaan dan aktivitas bawahan langsung,

Pemeliharaan moral dan disiplin
Mendidik serta memberi contoh kepada bawahan tentang apa yang baik dan patut dilaksanakan, menjaga ketertiban, kesopanan dan kerukunan.

PENGAWASAN (CONTROLLING)

Arti Pengawasan

George R. Terry
Proses penentuan apa yang akan dicapai, yaitu standard, apa yang sedang dihasilkan, yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standard.

Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirdjo
keseluruhan aktivitas dan tindakan untuk menjamin atau membuat agar semua pelaksanaan dan penyelenggaraan  berlangsung serta berhasil sesuai dengan yang telah direncanakan, diputuskan dan diperintahkan.

Prof. Dr. Arifin Abdurrachman
proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Drs. M. Manulang
Suatu proses untuk menentapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan sesuai dengan rencana semua.

Prof. Dr. Sondang P. Siagian
Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Sasaran Pengawasan
1.    bahwa melalui pengawasan pelaksanaan tugas-tugas yang telah ditentukan sungguh-sungguh sesuai dengan pola yang telah digariskan dalam rencana,
2.    bahwa struktur serta hirarki organisasi sesuai dengan pola yang telah ditentukan dalam rencana,
3.    bahwa seseorang sungguh-sungguh ditempatkan sesuai dengan bakat, keahlian dan pendidikan serta pengalamannya dan bahwa usaha pengembangan keterampilan  bawahan dilaksanakan secara berencana, kontinu dan sistematis,
4.    bahwa penggunaan alat-alat diusahakan agar sehemat mungkin,
5.    bahwa system dan prosedur kerja tidak menyimpang dari garis-garis kebijakan yang telah tercermin dalam rencana,
6.    bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang objektif dan resional, dan tidak atas dasar personal likes and dislikeks,
7.    bahwa tidak terdapat penyimpangan dan atau penyelewengan  dalam penggunaan kekuasaan, kedudukan, maupun dan terutama keuangan.

Sifat Pengawasan

Agar fungsi pengawasan mendatangkan hasil yang diharapkan, pimpinan harus mengetahui cirri-ciri suatu proses pengawasan dan berusaha untuk memenuhi sebanyak mungkin ciri-ciri tersebut dalam pelaksanaannya, yaitu:

Fact finding (menemukan fakta),
Pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas-tugas dijalankan dalam organisasi (factor biaya, tenaga kerja, system dan prosedur kerja, struktur organisasi dan factor psikologis seperti rasa dihormati, dihargai, kemajuan dalam karier dan lain-lain).

2.  Preventif (mencegah)
Proses pengawasan dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan dan penyelewengan  dari rencana yang telah ditentukan.

3.  Masa sekarang
pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.

4. Sebagai Alat

pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi, tidak boleh dipandang sebagai tujuan.

5. Mempermudah tercapainya tujuan

pelaksanaan pengawasan harus mempermudah tercapainya tujuan.

6. Efisien

Jangan sampai pengawasan malahan menghambat usaha peningkatan efisiensi.

7. Menemukan apa yang tidak betul, bukan siapa yang salah.

Pengawasan tidak untuk menentukan siapa yang salah, jika ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul.

8. Bersifat membimbing

Pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melakukan yang ditentukan.

Teknik Pengawasan
Pada prinsifnya terdapat dua macam teknik pengawasan, yaitu:

1. Pengawasan langsung (direct control)

Apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan, dapat berbentuk: inspeksi langsung, on the spot observation, on the spot report.

2. Pengawasan tidak langsung (indirect control)

Pengawasan dari jarak jauh, dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan, dapat berbentuk: tertulis dan lisan.

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo, ada beberapa teknik pengawasan yang penting, antara lain:

1. control by exeption
pengawasan hanya difokuskan pada penyimpangan yang menonjol.

2. control through costs
pengawasan dilakukan hanya dengan mengawasi pengeluaran biaya.

3. control thought time
pengawasan dilakukan hanya dengan menjaga waktu

4. control through main material
pengawasan dilakukan dengan mengendalikan segala sesuatu mengenai bahan pokok.

5. control through key personel
pengawasan dilakukan dengan mengawasi orang-orang yang memegang jabatan.

6. control through output
pengawasan melalui hasil (tidak mau tau cara untuk memperoleh hasil)

7. control through process or prosedures
pengawasan yang dilakukan melalui pengendalian prosedur dan proses

8. control through audits
pengawasan yang dilakujkan melalui pemeriksaan, verifikasi, audit secara sistematis dan teratur.

9. control through automatic devices
pengawasan dengan mempergunakan alat elektronik, alarm, sinyal dan sebagainya.

Metode Pengawasan

1.  Metode observasi langsung
Metode pengamatan langsung oleh atasan/pimpinan terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai/petugas.

2.  Metode statistik
Pengamatan dilakukan melalui data yang disusun secara statistik dan grafis (statistik disusun dari data yang sudah diolah sehingga mudah difahami).

3.  Metode laporan
Pengawasan dilakukan setelah diketahui kesalahan, kekeliruan dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima.

Laporan lisan

Laporan melalui orang yang ditugaskan untuk mengawasi atau laporan dari pelaksana yang melakukan pekerjaan.

2. Laporan tertulis
Laporan yang disampaikan kepada yang berwenang dan bertanggung jawab, baik oleh pengawas maupun oleh pelaksana secara tertulis.

Fungsi Pengawasan

Ada beberapa macam fungsi pengawasan yang baik, antara lain:

mencegah penyimpangan,
memperbaiki kesalahan/kelemahan,
menindak penyalahgunaan/penyelewengan,
mendinamisasi organisasi dan kegiatan manajemen,
mempertebal rasa tanggung jawab,
mendidik pegawai/pelaksana.

Proses Pengawasan

Proses pengawasan terdiri atas beberapa tindakan, antara lain:

Menetapkan dasar (standard) pengawasan (menentukan apa yang harus dikerjakan, yang hendak dicapai, diharapkan, dituju atau dicita-citakan);
Meneliti, memeriksa dan menilai hasil yang dapat dicapai (meneliti apa yang sedang dilakukan, dikerjakan);
Membandingkan hasil pelaksanaan dengan dasar (standard) yang telah ditetapkan (membandingkan hasil dengan apa yang diharapkan, dicita-citakan sebelumnya);
Memperbaiki penyimpangan, kesalahan, dan kelemahan dengan tindakan koreksi (menerima hasil atau menolak hasil yang dicapai melalui tindakan-tindakan yang telah dilakukan).

Macam Pengawasan

Ada beberapa pengawasan, dapat dilihat dari antara lain:

A. Bidang kerja (objek)
penjualan,
keuangan dan pembiayaan,
material dan perbekalan,
personalia,
kualitas dan mutu,
produksi,
anggaran belanja dan pendapatan,

B. Subjek (petugas pengawasan)
internal,
eksternal,
formal,
informal,
manajerial,
staf,

C. Waktu
preventif (sebelum terjadi kesalahan),
inproses (sedang terjadi kesalahan),
represif (setelah terjadi kesalahan),

D. Lain-lain pengawasan
umum,
khusus,
langsung,
tidak langsung,
mendadak,
teratur,
terus menerus.

Sistem Pengawasan
Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, ada beberapa system pengawasan yang terpenting, yaitu:

1. Komparatif
Membandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah disusun sebelumnya, biasanya oleh top manager.

2. Inspektif
Pemeriksaan setempat guna mengetahui keadaan yang sebenarnya.

3. Verifikatif
Pengawasan secara pemeriksaan oleh staf, panitia, komisi yang dibentuk, menyangkut bidang keuangan dan material.

4. Investigatif
Pengawasan yang dilakukan secara penyelidikan untuk mengetahui apa yang tersirat, sukar diketahui melalui pengawasan biasa, untuk membongkar penyelewenangan.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: